CASE 02
条件ごとの必要書類と案内文を、選択内容から自動作成した
手続内容とお客様区分から必要書類を判定し、お客様向け案内文と社内向け発送依頼を分けて作成する改善事例です。
困っていたこと
手続内容やお客様区分によって必要書類が変わります。担当者はテンプレートを探し、不要部分を削除し、条件に合わせて書き換える必要がありました。
問題が起きていた原因
- 必要書類の条件と文章テンプレートが分かれている
- 不要な文章を手作業で削除する
- お客様向けと社内向けで同じ情報を繰り返し入力する
どのように改善したか
必要書類の判断と文章作成を一つの画面へまとめました。選択した条件だけを文章へ反映し、お客様向け案内文と社内向け発送依頼を分けて作成します。
改善前・改善後・効果
改善前
書類とテンプレートを探し、不要部分を削除して書き換える。
改善後
条件を選び、必要書類と2種類の文章を自動作成。
効果
削除忘れ、書き換え漏れ、案内のばらつきを減らす。
実際に操作できるデモ
PUBLIC DEMO
必要書類・発送案内作成ツール
手続内容とお客様区分を選ぶと、必要書類を判定し、お客様向けの案内文と社内向けの発送依頼を作成します。
ご注意：架空の設定を使用した公開用デモです。実際の業務データや個人情報は入力しないでください。
STEP 1
発送条件を選択
STEP 2
作成結果
工夫したポイント
- 条件変更と同時に必要書類を表示する
- 郵便番号検索に失敗しても直接入力できる
- 補足は入力された場合だけ文章へ反映する