入力ミス・入力漏れを防ぐExcel入力シート

入力作業を、間違えにくい仕組みに

入力項目が多いExcelでは、入力漏れや選択ミス、数値の入力間違いが起こりやすくなります。
この事例では、入力する人の注意に頼るのではなく、Excel側で入力を案内し、間違いに気づける仕組みを加えました。

こんな問題を想定しました

顧客情報や商品、数量などを順番に入力する業務を想定しています。

入力自体は難しくありませんが、件数が増えたり、同じ作業を繰り返したりすると、次のようなミスが起こりやすくなります。

• 入力する項目を飛ばしてしまう
• 決められた項目に別の内容を入力してしまう
• 数量などの数値を間違える
• 商品ごとの単価を確認しながら手入力する
• 単価×数量の計算を手作業で行う

なぜミスが起きるのか

こうしたミスは、「注意して入力する」だけでは完全には防げません。

入力する人が毎回、
「次はどこに入力するのか」
「この項目を入力したか」
「この数字で合っているか」
「単価はいくらだったか」
と確認しながら作業する必要があるからです。

そこで今回は、人が覚えたり確認したりする部分を、できるだけExcel側に持たせることにしました。

改善した内容

次に入力する場所を青で案内

入力が完了すると、次に入力するセルが薄い青色になります。
入力する人が「次はどこだろう」と探さなくても、入力する場所を見つけやすくしました。

入力内容が決まっているものは選択式に

顧客区分や商品など、入力できる内容があらかじめ決まっている項目は、自由入力ではなくプルダウンから選択できるようにしました。
表記ゆれや入力間違いを減らし、入力作業も簡単になります。

入力を飛ばした場合は黄で知らせる

入力すべき項目を飛ばして次の項目へ進んだ場合は、飛ばしたセルを黄色で表示します。

たとえば、顧客区分を入力せずに商品を選択すると、「顧客区分」が黄色になります。

未入力箇所に気づきやすくすることで、入力漏れを減らします。

数量の入力範囲をExcel側でチェック

数量は1〜100の範囲で入力する設定にしています。

101など範囲外の数字を入力すると、Excel側でエラーを表示し、そのまま入力を確定できないようにしました。

「1〜100で入力してください」と注意書きを置くだけではなく、間違った値そのものを入力できない状態にすることを重視しています。

単価と合計金額を自動計算

商品を選択すると、商品マスタから単価を自動表示します。

さらに数量を入力すると、単価×数量の合計金額も自動で計算されます。

商品ごとの単価を確認して入力したり、電卓で計算したりする作業をなくすことで、入力ミスだけでなく作業時間の削減にもつながります。

実際の操作

実際の入力操作です。

入力する場所の案内、入力漏れの警告、数量エラー、自動計算までの流れを確認できます。

改善前と改善後

使用したExcelの機能

このサンプルでは、主に次のExcel機能を使用しています。

• 入力規則
• プルダウン
• 条件付き書式
• VLOOKUP
• IF／IFERROR
• 数式による自動計算

特別な機能を使うことよりも、どの作業を人に任せ、どの作業をExcelに任せるかを整理することを重視しています。

この事例で重視したこと

この事例で重視したのは、「入力する人に注意してもらう」ことではありません。

入力する場所が分かる。
入力を飛ばしたら気づける。
間違った数字は入力できない。
計算できるものはExcelが計算する。

このように、ミスが起こりにくい状態そのものを作ることを意識しています。

Excelの機能を追加することが目的ではなく、実際の作業を見ながら「そもそも人がやらなくてよい部分はないか」を考えることが、業務改善では重要だと考えています。

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Excel（エクセル）の入力ミスを減らす方法｜注意ではなく仕組みで防ぐ5つの考え方

サンプルExcel

この事例で使用しているサンプルExcelを実際に試すことができます。

入力する場所の案内、入力漏れの警告、プルダウン、自動計算などの動きをご確認ください。

※デスクトップ版Excelでの利用を想定しています。
※掲載している氏名・会社名などはすべて架空のものです。
※実際の業務で利用する場合は、業務内容に合わせた調整が必要です。